Работник принёс электронный больничный… Что делать?
Нововведения, которые вступили в силу, благодаря Федеральному закону от 01.05. 2017 №86-ФЗ, касаются организаций и предприятий, использующих наёмный труд, а также самих работников.
Работодатели должны быть готовы к тому, что в любой момент для получения пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам работник может представить листок нетрудоспособности в электронном виде.
Как нужно подготовиться работодателю, чтобы новый формат больничного не стал «сюрпризом», и можно было избежать проблем с выплатой пособий?
Прежде всего, заключить с региональным отделением ФСС соглашение об информационном взаимодействии при формировании электронного листка нетрудоспособности. Потому что формирование больничного в форме электронного документа, а также электронный обмен сведениями о страховых случаях, осуществляется посредством автоматизированной системы информационного взаимодействия. Для формирования в ней листка нетрудоспособности необходимо, чтобы и медицинская организация, и работодатель являлись её участниками. Желания одного из них будет недостаточно для того, чтобы система полноценно заработала.
Соглашение об информационном взаимодействии работодатель может заполнить прямо на сайте регионального отделения фонда социального страхования (http://r60.fss.ru/251176/index.shtml), а затем доставить его по адресу: г. Псков, улица Кузнецкая, д.7 или отправить по почте. За консультацией можно обратиться по телефону: 8 (812) 700215.
Заметим, что принципиально ничего нового в этой системе нет, меняются лишь технология оформления и способ передачи самого документа: вместо ручного — автоматизированный.
Напомним, что бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой финансовой отчётности, следовательно, для их заверения необходимы печать и подпись руководителя организации. Важные документы, сформированные в электронном виде, подписываются усиленными квалифицированными электронными цифровыми подписями. Первое, что нужно сделать работодателю, — проверить наличие у себя электронной цифровой подписи (ЭЦП). Если организация сдаёт отчётность в государственные органы в электронном виде, то такая ЭЦП у неё уже есть.
В случае отсутствия подписи необходимо обратиться в любой удостоверяющей центр, который можно найти на сайте Минкомсвязи России (http://minsvyaz.ru) в разделе «Деятельность» или на сайте ФСС РФ в разделе «Удостоверяющий центр» (http://fss.ru/uc).
Далее работодателю следует определиться, с помощью какого программного средства он будет заполнять свою часть документа, т.е. продолжать оформление больничного после закрытия его лечебным учреждением. Есть несколько вариантов.
Первый. Оформить электронный листок нетрудоспособности на сервисе Фонда социального страхования Российской Федерации (http://cabinets.fss.ru) в личном кабинете страхователя. Доступ в личный кабинет осуществляется через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) (https://www.gosuslugi.ru).
Второй. Оформить листок нетрудоспособности с помощью специализированной программы от ФСС «АРМ Подготовки расчётов для ФСС». Данное программное средство можно скачать на сайте ФСС РФ (http://fss.ru) в разделе «Скачать программы» или на сервисе Фонда социального страхования РФ (http://cabinets.fss.ru). Работать с этой программой научат на специализированых семинарах, которые регулярно проводят специалисты Псковского регионального отделения Фонда социального страхования.
Третий. Оформить листок нетрудоспособности в специализированных бухгалтерских программах.
По своему усмотрению работодатель может выбрать наиболее удобный для него способ оформления электронного больничного. В любом случае можно сократить количество ошибок и затраты времени на переоформление больничного, так как всегда есть возможность исправить или внести изменения в документ. Это исключает и задержки выплаты пособий работнику. Кроме того, пропадает необходимость хранения бланков строгой отчётности по специально установленным правилам. Все листки нетрудоспособности хранятся в специализированной системе Фонда социального страхования Российской Федерации. К тому же, работодателю не придётся сталкиваться с сомнительными больничными, потому что электронный документ подделать невозможно.
Работнику новая форма больничного тоже даёт немало преимуществ.
Во-первых, исключена возможность утраты главного документа для оплаты пособия по больничному. Во-вторых, не надо тратить время на поход в лечебное учреждение для переоформления больничного в случае ошибки. Но самое главное — у работника есть возможность отслеживать весь путь прохождения больничного и размер начисленного по нему пособия. Данный сервис разработан Фондом социального страхования. Доступ в личный кабинет застрахованного (http://cabinets.fss.ru) осуществляется через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) (https://www.gosuslugi.ru). Работник сможет получить информацию по начисленным пособиям, просмотреть и распечатать листки нетрудоспособности, а также справку-расчёт пособия.
Предполагается, что внедрение IT-технологий в систему обращения листков нетрудоспособности сократит затраты на их оформление, сделает процесс выдачи прозрачным, а процесс оформления более удобным как для застрахованных лиц, так и для работодателей.
Подробную информацию по формированию листка нетрудоспособности в электронном виде можно найти на сайте Государственного учреждения — Псковского регионального отделения Фонда (http://r60.fss.ru) в разделе: «Электронный листок нетрудоспособности».